DEFINISI, TUJUAN, DAN FUNGSI SISTEM INFORMASI

DEFINISI, TUJUAN, DAN FUNGSI SISTEM INFORMASI

Informasi adalah sekumpulan fakta (data) yang di organisir sehingga mempunyai arti bagi si penerima. Pengetahuan adalah sekumpulan dari informasi-informasi. Sedangkan data adalah fakta-fakta mentah/deskripsi-deskripsi dasar dari aktifitas/event dan transaksi yang ditangkap, direkam, disimpan untuk diklarifikasikan tetapi tidak untuk diorganisasikan untuk tujuan spesifik tertentu. Misalnya data saldo uang di Bank.

Tujuan Teknologi Informasi yaitu memecahkan masalah, membuka kreatifitas, dan efesiensi waktu. Dari tujuan tersebut dapat di ilusrasikan contoh teknologi informasi, Misalnya seorang asing dari luar negeri membutuhkan informasi tentang temperatur dari suatu ruangan dan menanyakan kepada anda, dari thermostat anda menunjukan bahwa temperatur ruangannya adalah sebesar 200C anda mengatakan kepadanya 20 derajat celcius, akan tetapi dia mengatakan itu bukan sebagai informasi untuknya, karena dia tidak tahu berapa 200 C tersebut. Nilai 200C ini masih merupakan data bagi dia dan perlu diolah terlebih dahulu untuk menjadi informasi, dengan menggunakan model matematis yaitu F=1,8xC+32, maka besarnya temperatur ruangan tersebut dalam Fahrenheit adalah sebesar  1,8x20+32=680F, nilai 680F ini sekarang sudah merupakan informasi bagi dia karena nilai ini merupakan nilai yang dipahaminya dan berguna untuknya. Oleh karena itu, data yang diolah saja belum tentu cukup menjadi suatu informasi, maka data yang diolah harus berguna bagi pemakainya. untuk dapat berguna, maka harus informasi harus didukung oleh 3 pilar sebagai berikut : tepat pada orangnya relevan (relevance), tepat waktu (timeliness), dan tepat nilainya atau akurat (accurate). Keluaran yang tidak didukungg oleh 3 pilar tersebut tidak dapat dikatakan sebagai informasi yang berguna, tetapi merupakan sebuah sampah (garbage).

                                       Pilar – pilar Informasi yang berguna

Fungsi teknologi Informasi secara umum adalah menangkap (capture), mengolah (processing), menghasilkan (Generating), menyimpan (storage), mencari kembali (Retrival), melakukan transmisi (transmision). Fungsi secara khusus dibagi menjadi 5 macam yaitu fungsi operasional, Monitoring control, planning decision, communication, interorganisasional.

   1. Fungsi Operasional akan membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping telah diambil alih fungsinya oleh teknologi informasi. Karena sifat penggunaannya yang menyebar di seluruh fungsi organisasi, unit terkait dengan manajemen teknologi informasi akan menjalankan fungsinya sebagai supporting agency dimana teknologi informasi dianggap sebagai sebuah firm infrastructure. 2. Fungsi Monitoring and Control mengandung arti bahwa keberadaan teknologi informasi akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan aktivitas di level manajerial embedded di dalam setiap fungsi manajer, sehingga struktur organisasi unit terkait dengannya harus dapat memiliki span of control atau peer relationship yang memungkinkan terjadinya interaksi efektif dengan para manajer di perusahaan terkait. 3. Fungsi Planning and Decision mengangkat teknologi informasi ke tataran peran yang lebih strategis lagi karena keberadaannya sebagai enabler dari rencana bisnis perusahaan dan merupakan sebuah knowledge generator bagi para pimpinan perusahaan yang dihadapkan pada realitas untuk mengambil sejumlah keputusan penting sehari-harinya. Tidak jarang perusahaan yang pada akhirnya memilih menempatkan unit teknologi informasi sebagai bagian dari fungsi perencanaan dan/atau pengembangan korporat karena fungsi strategis tersebut di atas. 4. Fungsi Communication secara prinsip termasuk ke dalam firm infrastructure dalam era organisasi moderen dimana teknologi informasi ditempatkan posisinya sebagai sarana atau media individu perusahaan dalam berkomunikasi, berkolaborasi, berkooperasi, dan berinteraksi. 5.Fungsi Interorganisational merupakan sebuah peranan yang cukup unik karena dipicu oleh semangat globalisasi yang memaksa perusahaan untuk melakukan kolaborasi atau menjalin kemitraan dengan sejumlah perusahaan lain. Konsep kemitraan strategis atau partnerships berbasis teknologi informasi seperti pada implementasi Supply Chain Management atau Enterprise Resource Planning membuat perusahaan melakukan sejumlah terobosan penting dalam mendesain struktur organisasi unit teknologi informasinya. Bahkan tidak jarang ditemui perusahaan yang cenderung melakukan kegiatan pengalihdayaan atau outsourcing sejumlah proses bisnis terkait dengan manajemen teknologi informasinya ke pihak lain demi kelancaran bisnisnya. Tipe dan fungsi peranan teknologi informasi ini secara langsung akan berpengaruh terhadap rancangan atau desain struktur organisasi perusahaan; dan struktur organisasi departemen, divisi, atau unit terkait dengan system informasi, teknologi informasi, dan manajemen informasi. Dari pembahasan di atas dapat kita simpulkan bahwa peranan TI dalam suatu perusahaan besar, sedang maupun kecil, baik itu swasta, BUMN maupun pemerintahan, semuanya membutuhkan sistem TI yang dapat mengintegrasikan informasi sehingga dapat mendukung infrastruktur perusahaannya. Bank Ekonomi, Group Kalbe, FFI, dan Coty Inc. adalah beberapa perusahaan besar yang telah menerapkan aplikasi TI secara luas, hal ini dilakukan karena aplikasi yang terdahulu tidak dapat lagi menunjang system yang sedang berjalan. Meskipun ada hambatan-hambatan yang dihadapi saat implementasi ataupun dana yang terbilang sangat besar untuk implementasi TI hal tersebut tidak menghalangi perusahaan untuk tetap berjalan karena apa yang telah dikeluarkan seimbang dengan apa yang didapatkan, dalam hal ini proses impelementasi sesuai dengan apa yang diharapkan.